Fabrício Granito, CEO do HEL Ecossistema, compartilha aprendizados de duas décadas atuando no mercado de eventos corporativos no Brasil.
Durante muito tempo, o mercado de eventos funcionou de uma maneira relativamente simples. O cliente tinha uma demanda, procurava uma agência, a agência produzia o evento e, quando o projeto terminava, aquela relação muitas vezes se encerrava ali.
Ao longo dos anos, porém, percebi que esse modelo deixou de representar a realidade das empresas. Hoje, dificilmente uma demanda corporativa chega isolada. Um projeto pode começar com a busca por um hotel e, pouco depois, envolver deslocamento de convidados, hospedagem, audiovisual, cenografia, alimentação, credenciamento, comunicação, brindes, conteúdo, palestrantes, experiências, tecnologia e toda a logística necessária para fazer essas áreas funcionarem de forma integrada.
Em muitos casos, ainda surgem necessidades que vão além do próprio evento, como viagens corporativas ou de incentivo, treinamentos, ações de relacionamento, patrocínios e projetos internos. Quando cada uma dessas frentes é tratada de forma independente, o cliente passa a administrar uma rede inteira de fornecedores, contatos, propostas, aprovações e entregas. E é justamente nesse ponto que a complexidade começa a pesar.
O cliente não quer contratar mais. Ele quer resolver melhor.
Esse talvez seja um dos principais aprendizados que acumulei em duas décadas trabalhando com eventos, hotelaria e projetos corporativos. As empresas não estão necessariamente procurando uma quantidade maior de fornecedores. Na verdade, elas querem reduzir atritos durante o processo.
Querem receber respostas com agilidade, ter segurança na execução e encontrar parceiros que consigam compreender o contexto completo do projeto. Querem diminuir a quantidade de interlocutores envolvidos, acessar boas opções sem precisar reiniciar uma pesquisa a cada nova demanda e, principalmente, ter a confiança de que alguém está olhando para todas as pontas da operação.
Foi acompanhando esse comportamento dos próprios clientes que a HEL começou a mudar. Não foi uma transformação que aconteceu de uma hora para outra nem nasceu apenas de uma decisão de ampliar o portfólio. Ela aconteceu de maneira natural, à medida que percebíamos que uma demanda frequentemente levava à outra e que poder conectá-las gerava mais eficiência para todos os envolvidos.
De eventos para um ecossistema de soluções.
Os eventos continuam sendo uma parte muito importante da HEL, mas deixaram de ser o único ponto de entrada da nossa relação com as empresas. Ao longo dos anos, passamos a conectar clientes a hotéis e espaços, estruturar viagens corporativas e de incentivo, desenvolver experiências de team building e apoiar demandas de comunicação, conteúdo, criação, palestrantes, treinamentos, tecnologia, logística e diferentes serviços complementares.
Mais importante do que aumentar o número de serviços foi mudar a maneira como enxergamos cada projeto. Em vez de olhar apenas para uma entrega isolada, começamos a observar o cliente, sua empresa e suas necessidades de uma forma mais ampla.
Quando existe uma relação de continuidade, passamos a conhecer melhor a cultura daquela organização, seus processos internos, suas restrições, a forma como aprova projetos, o perfil de seu público e até as características que costumam tornar uma operação mais simples ou mais complexa.
Esse conhecimento muda muito a maneira de trabalhar. Uma nova demanda não precisa começar do zero, porque já existe contexto, histórico e confiança construídos. A conversa começa de um ponto mais avançado, as soluções podem ser mais precisas e o tempo utilizado para entender novamente toda a operação diminui.
Continuidade, nesse mercado, também significa eficiência.
Um evento muitas vezes é apenas o ponto de partida.
Imagine uma empresa começando o planejamento de sua convenção anual. A primeira necessidade pode ser encontrar um hotel com estrutura adequada para receber o grupo. Mas, quando o projeto começa a avançar, aparecem outras questões importantes: como os participantes chegarão, onde ficarão hospedados, como será feito o transporte, qual estrutura de audiovisual será necessária, que tipo de cenografia faz sentido e como a identidade daquele encontro será traduzida para o espaço.
A partir daí, podem surgir demandas de conteúdo, palestrantes, brindes, ativações, experiências de integração e momentos de reconhecimento da equipe. Depois do evento, ainda pode haver necessidade de produzir materiais, registrar conteúdo ou estruturar uma viagem de incentivo para determinado grupo.
Nesse momento, já não estamos falando apenas sobre produzir um evento. Estamos falando de um projeto corporativo formado por diferentes necessidades que precisam funcionar em conjunto.
É exatamente aí que o conceito de ecossistema faz sentido para mim. Não significa que uma única empresa precise executar absolutamente tudo internamente. Significa saber identificar a solução adequada, conectar os parceiros certos e reunir as competências necessárias para cada projeto, sem transferir toda essa complexidade para o cliente.
A tecnologia também mudou nossa forma de operar.
Outra transformação evidente nesses 20 anos foi a velocidade com que o mercado passou a funcionar. Hoje, dificilmente um cliente está disposto a esperar vários dias apenas para receber uma resposta inicial. Os prazos diminuíram, as decisões são tomadas mais rapidamente e existe uma expectativa crescente de que os processos sejam simples e eficientes.
Foi nesse contexto que tecnologia e inteligência artificial também passaram a fazer parte da nossa operação. Na HEL, elas podem apoiar a organização de briefings, o atendimento, a qualificação de demandas e a construção de propostas, ajudando a tornar etapas do processo mais rápidas e organizadas.
Mas existe uma diferença que considero fundamental: tecnologia não substitui relacionamento.
Ela deve reduzir tarefas repetitivas e organizar melhor as informações para que as pessoas possam dedicar mais tempo justamente às áreas em que experiência humana continua sendo decisiva, como negociação, criatividade, leitura de contexto, relacionamento e construção de confiança.
Para mim, esse é o papel mais interessante da tecnologia dentro do nosso mercado. Não tornar a experiência mais impessoal, mas criar condições para que a operação seja mais inteligente sem perder aquilo que sempre sustentou bons negócios.
O mercado mudou e o papel de quem trabalha com eventos também.
Talvez um dos maiores riscos de uma empresa com muitos anos de mercado seja acreditar que pode continuar operando exatamente como fazia quando começou.
Em duas décadas, os clientes mudaram, as equipes corporativas ficaram mais enxutas, os projetos ganharam novas camadas de complexidade e os prazos ficaram menores. Ao mesmo tempo, aumentou a expectativa por agilidade, integração e uma experiência de contratação mais simples.
Isso exige uma mudança de mentalidade.
Hoje, antes de perguntar apenas “qual evento você quer fazer?”, considero mais importante entender qual necessidade aquela empresa está tentando resolver. Dependendo da resposta, a melhor solução pode realmente ser um evento, mas também pode envolver uma viagem, um hotel, uma experiência para a equipe, uma ação de relacionamento, um treinamento, tecnologia ou uma combinação de várias dessas possibilidades.
Foi essa mudança de perspectiva que ajudou a construir o que hoje chamamos de HEL Ecossistema.
Quanto mais simples parece para o cliente, mais estrutura existe por trás.
Ao longo dos anos, aprendi também que uma boa operação não é aquela que mostra ao cliente toda a complexidade necessária para fazer um projeto acontecer. É aquela capaz de administrar essa complexidade para que ele perceba principalmente o resultado.
O cliente precisa sentir organização, agilidade, cuidado e segurança. Precisa saber que existe alguém acompanhando as diferentes frentes e tomando decisões antes que pequenos problemas se tornem grandes problemas.
Depois de 20 anos nesse mercado, produzir um evento continua sendo algo que me movimenta. Mas hoje entendo com muito mais clareza que produzir é apenas uma parte do trabalho.
O verdadeiro valor está em compreender o que existe ao redor daquele evento, identificar oportunidades, antecipar necessidades e conectar as soluções que realmente fazem sentido para cada empresa.
Não precisamos oferecer mais serviços apenas para dizer que fazemos mais coisas. Precisamos conectar melhor aquilo que o cliente realmente precisa.
Porque, no final, o valor de um ecossistema não está na quantidade de soluções disponíveis.
Está na capacidade de fazer todas elas funcionarem juntas.
